วิทยาลัยเทคนิคสัตหีบ

เคล็ดลับวิธีการนำเสนอให้ประทับใจ

โดย Brent Mitchell�ที่มา�Microsoft SME Business Centre
�� ถ้าคุณต้องนำเสนองาน คุณอาจใช้เคล็ดลับต่อไปนี้เพื่อเปลี่ยน “ประสบการณ์ที่ยากลำบาก” ให้เป็นเรื่องง่ายๆ สำหรับมืออาชีพ�

�� Jerry Seinfeld เคยกล่าวไว้ในรายการแสดงบรอดเวย์ของเขาว่า ถ้ามีให้เลือก คนทั่วไปเลือกที่จะลงไปนอนในโรงศพมากกว่าเลือกเป็นผู้กล่าวคำสรรเสริญคุณความดีของผู้เสียชีวิตเสียอีก แต่หากคุณต้องพูดต่อหน้าสาธารณชนแล้ว สิ่งสำคัญที่สุดก็คือการเตรียมตัวที่ดี เพื่อให้การนำเสนอประสบความสำเร็จและปราศจากความตึงเครียด การเตรียมพร้อมที่ดีหมายถึงคุณได้ค้นคว้าข้อมูลเกี่ยวกับผู้ฟังแล้ว คุณทราบเรื่องที่จะพูดเป็นอย่างดี สื่อประกอบการนำเสนอที่ทำมามีความชัดเจนและเข้าใจง่าย และคุณได้ฝึกฝนมาครั้งแล้วครั้งเล่า
คำแนะนำที่น่าสนใจ:
1.�รู้จักสถานที่ ทำความคุ้นเคยกับสถานที่ที่คุณจะพูด ให้มาถึงสถานที่นั้นก่อนเวลานัด เดินรอบๆ สถานที่ที่คุณจะใช้พูดและฝึกฝนการใช้ไมโครโฟนและเครื่องช่วยการนำเสนอต่างๆ
�
2.�รู้จักผู้ฟัง ทักทายผู้ฟังบางคนที่กำลังเดินเข้ามา โดยทักทายกลุ่มเพื่อนซึ่งง่ายกว่าการทักทายคนที่เราไม่รู้จัก
�
3.�รู้เนื้อหาที่จะพูด หากคุณไม่คุ้นเคยกับเนื้อหาที่จะพูดหรือไม่สบายใจกับเนื้อหาดังกล่าว คุณจะรู้สึกเครียดมากขึ้น ให้ฝึกพูดและดัดแปลงแก้ไขหากจำเป็น
�
4.�ผ่อนคลาย ผ่อนคลายความตึงเครียดด้วยการออกกำลังกาย
�
5.�นึกภาพตัวคุณกำลังพูด ลองนึกภาพคุณกำลังพูด เสียงดัง ชัดถ้อยชัดคำ และมีความมั่นใจ เมื่อคุณนึกภาพว่าคุณประสบความสำเร็จ คุณก็จะประสบความสำเร็จ
�
6.�ตระหนักว่าผู้ฟังอยากให้คุณประสบความสำเร็จ ผู้ฟังอยากให้คุณพูดอย่างน่าสนใจ โน้มน้าว มีเนื้อหาสาระ และสนุกสนานเพลิดเพลิน ผู้ฟังไม่ต้องการเห็นคุณล้มเหลว
�
7.�อย่ากล่าวคำขอโทษ หากคุณออกตัวเรื่องความตื่นเต้นของคุณ หรือขอโทษผู้ฟังในเรื่องที่คุณคิดว่าเป็นปัญหาของการพูดของคุณ ก็เท่ากับคุณดึงให้ผู้ชมหันมาสนใจในเรื่องที่พวกเขาไม่ได้สังเกตมาก่อน
�
8.�เปลี่ยนความตื่นเต้นให้เป็นพลังที่สร้างสรรค์ ใช้พลังงานจากความตื่นเต้นและเปลี่ยนให้เป็นความมีชีวิตชีวาและกระตือรือร้น
�
9.�หาประสบการณ์ ประสบการณ์สร้างความมั่นใจซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญของการพูดอย่างมีประสิทธิภาพ
�

แนวคิดเกี่ยวกับ PowerPoint:
อุปกรณ์ด้านภาพ เช่น วิดีโอและสไลด์ PowerPoint เป็นสิ่งที่ดีในการเรียกความสนใจของผู้ฟังให้มุ่งมาที่เนื้อหาที่คุณพูด และเป็นองค์ประกอบสำคัญในการพูดหรือการนำเสนอที่ต้องใช้เวลานาน แต่ก็มีข้อเสียสำหรับผู้ที่ไม่ระวัง ข้อเสียที่เห็นได้ชัดก็คือเมื่อเครื่องมีปัญหาไม่ทำงาน แต่การพูดที่คุณเตรียมมาทั้งหมดนั้นต้องใช้ทั้งภาพและเสียงเป็นองค์ประกอบ

เมื่อพูดถึงการออกแบบการนำเสนอที่ใช้ PowerPoint แล้ว Adam Griffiths ซึ่งเป็นผู้จัดการด้าน Interactive Communications ของ Aon Consulting กล่าวว่า ควรใช้ข้อความบรรยายแต่ละสไลด์ให้สั้นกระชับ “ความหลากหลายก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ควรใช้ภาพประกอบด้วย ไม่ใช่มีแต่คำพูดอย่างเดียว และเทคนิคที่แย่ที่สุดเห็นจะเป็นการใช้สไลด์เพียง 20 สไลด์ แต่เนื้อหาที่พูดยาวขนาดเป็นบทความ”

Adam แนะนำให้ใช้แผนภูมิ กราฟ และภาพถ่ายเพื่อให้การนำเสนอมีรสชาติ และเพื่อให้มีความสนุกสนานมากขึ้น ก็อาจแทรกวิดีโอแบบดิจิตอลลงใน PowerPoint ได้อีกด้วย

คุณไม่ควรตกแต่งสไลด์มากจนเกินไป ให้ใช้แบบตัวอักษรเพียงหนึ่งหรือสองแบบ ใช้สีเพียงหนึ่งหรือสองสี และใช้รูปหนึ่งรูปที่ไม่ซับซ้อนต่อการทำสไลด์ 1 สไลด์

เขากล่าวว่า “ผมจะแนะนำว่า ให้นึกถึงหัวข้อต่างๆ ตั้งแต่ 3 ถึง 5 ข้อที่คุณต้องการพูดถึง และนำเสนอหัวข้อเหล่านั้นด้วยความต่อเนื่องและฟังเข้าใจง่าย และจะดียิ่งขึ้นหากคุณมีประโยคหลักของการนำเสนอนั้น เช่น ‘ไขว่ขว้าหาดาว’ แล้วใช้รูปจรวดที่มีหัวข้อหลักทั้ง 5 ข้อติดอยู่หรือภาพสัญลักษณ์เปรียบเทียบอื่นๆ และกลับมาที่ภาพดังกล่าวอีกครั้งในตอนท้ายเพื่อขมวดเนื้อหาทั้งหมดของคุณเข้ากับประเด็นหลักของคุณ”

Adam กล่าวว่า “ห้ามใช้ข้อความเพียงอย่างเดียว ลองนึกภาพคุณกำลังนำเสนอสินค้าให้กับลูกค้าที่คาดหวังของคุณ ผู้ซึ่งต้องนั่งฟังการนำเสนอที่แตกต่างกันถึง 5 ครั้งในหนึ่งวัน หากคุณไม่นำเสนอด้วยความแตกต่างแล้ว ในตอนท้ายของวันนั้น คำพูดต่างๆ จะผสมรวมเข้าด้วยกัน ในกรณีที่การนำเสนอนั้นมีความสำคัญ ให้ผู้เชี่ยวชาญเป็นผู้จัดทำให้คุณ คุณไม่เคยออกแบบโบรชัวร์ด้วยตนเอง เพราะฉะนั้น ก็ไม่ควรออกแบบการนำเสนอด้วยตนเองเช่นกัน”

ขั้นต่อไปคือการรวมสไลด์ของคุณเข้ากับเนื้อหา Adam กล่าวว่า “คุณสามารถใช้ PowerPoint ดำเนินการได้หลายอย่างในเรื่องการทำเนื้อหาในสไลด์' 'คุณสามารถจัดทำภาพ แผนภูมิ และกราฟได้อย่างมากมาย แต่อย่าใช้มากจนเกินพอดี อย่าทำชนิดที่มีข้อความวิ่งเข้ามาจากด้านข้าง ด้านล่างและด้านบน และมีรูปแบบตัวอักษรต่างกันทั้งหมด นั่นเป็นสิ่งผิดพลาดที่คนทั่วไปมักทำกันเมื่อเริ่มใช้เทคโนโลยีนี้”

Bob Hughes แนะนำว่าให้ฝึกการพูดอย่างจริงจัง อ่านออกมาดังๆ พร้อมกับการฉายภาพ เขากล่าวว่า “คุณต้องคิดว่า ‘ผมควรตัดตรงไหนออกได้บ้าง ผมควรพูดอะไรและไม่ควรพูดอะไรบ้าง ควรใส่เนื้อหาแน่นมากน้อยเพียงใด’ ”

Valentine Armstrong กล่าวว่า เราควรตระหนักว่า อุปกรณ์นำเสนอเป็นเครื่องช่วยนำเสนอ ไม่ใช่ตัวนำในการนำเสนอ และเสริมว่า “บางคนเมื่อเปิดโปรแกรม PowerPoint ขึ้นมาแล้วก็เริ่มจัดทำการนำเสนอทันทีแทนที่จะถามตัวเองก่อนว่า ‘เป้าหมายของเราคืออะไร วิธีการที่ดีที่สุดที่จะบรรลุเป้าหมายนั้นคืออะไร แล้วเราควรใช้อุปกรณ์ช่วยการนำเสนออะไรในการสื่อเนื้อหาของเราได้อย่างสมบูรณ์”